Recepce je prvním kontaktem s vaší firmou. Ať už přichází obchodní partner, nový zaměstnanec nebo technik na servis, první dojem vzniká právě tady. A právě tady bývají firmy často zbytečně závislé na papíru, tabulkách nebo přetížené recepční. Evenaut proto vyvinul Digital Reception System (DRS) – chytré řešení pro správu návštěv, které reflektuje moderní nároky na bezpečnost, efektivitu i jednoduchost.
Tradiční recepce má svá úskalí
Ve firmách často stále fungují ruční zápisy do knihy návštěv, tisk formulářů, e-mailové potvrzování nebo hledání hostitele po telefonu. V rušném provozu to znamená zdržení, chybovost a frustraci jak pro návštěvníky, tak pro zaměstnance. Navíc chybí přehled, kdo se kde právě nachází – a v krizových situacích jde o zásadní slabinu.
DRS přináší jiný standard
Digitální recepce s DRS funguje jednoduše: návštěvník se po příchodu zaregistruje sám pomocí tabletu nebo kiosku. Vyplní své údaje, projde případným bezpečnostním školením a obdrží návštěvnický štítek. Zároveň systém okamžitě upozorní hostitele, že návštěva dorazila. Vše probíhá rychle, bez zbytečného čekání a s maximální kontrolou nad tím, kdo se v objektu pohybuje.
DRS navíc umožňuje nastavit přístupová oprávnění – například návštěvník smí jen do konkrétní zóny a jen v určitý čas. Každý krok je zaznamenán a dostupný v přehledném dashboardu.
Postaveno na Power Platform
DRS je postavený na technologii Microsoft Power Platform, konkrétně na Power Apps, takže ho lze snadno nasadit do prostředí, které firmy běžně používají. Není potřeba složitě nastavovat nové systémy nebo učit uživatele něco navíc.
Aplikace běží v rámci Microsoft 365 a používá běžné firemní účty, takže všechno funguje snadno, plynule a bezpečně ve znám prostředí.
Veškerá data z registrací, formulářů nebo školení se ukládají přehledně a jsou k dispozici v reálném čase. Recepce i vedení mají kdykoli přehled o tom, kdo je v budově, kdy přišel a jaký je důvod návštěvy.
Data z DRS lze navíc jednoduše zobrazit pomocí Power BI, což se hodí nejen pro reportování, ale i pro zlepšování interních procesů. Systém je otevřený pro další propojení, například s přístupovými čtečkami, HR databází nebo docházkovými nástroji. Vzniká tak propojené řešení, které šetří čas, zvyšuje bezpečnost a zároveň působí moderně a profesionálně.
Efektivita a bezpečnost v praxi
Zkušenosti firem, které DRS nasadily, ukazují jasné výsledky:
✅ zkrácení doby odbavení až o 40 %
✅ snížení chybovosti zápisů o 35 %
✅ více než 50 % lepší přehled o pohybu osob
✅ až 70 % úspora nákladů spojených s provozem recepce
Navíc je systém plně bezpapírový, což šetří nejen čas, ale i firemní zdroje. Všechna data jsou uložena bezpečně a je možné je kdykoliv analyzovat, ať už pro potřeby bezpečnosti nebo procesního zlepšování.
Moderní přístup pro moderní firmy
Digital Reception System není jen o registraci návštěv. Je to nástroj, který dělá z recepce silný a profesionální kontakt s firmou. Minimalizuje stres, automatizuje rutinu a poskytuje jasný přehled – od příchodu až po odchod.
Pokud hledáte způsob, jak modernizovat procesy, zvýšit bezpečnost a zároveň udělat dobrý dojem hned při příchodu, DRS může být ideální volbou.
Připraveni na změnu? Napište nám na customers@evenaut.com a udělejme spolu první krok k efektivnější budoucnosti vaší firmy.
